Cách giảm dung lượng file powerpoint đơn giản, nhanh chóng

Việc biết cách giảm dung lượng file PowerPoint là một yếu tố quan trọng để tối ưu hóa hiệu suất và tiết kiệm bộ nhớ lưu trữ. Dưới đây là những cách đơn giản và hiệu quả để bạn có thể áp dụng:

Chuyển Định Dạng File PPTX là Cách giảm dung lượng file powerpoint

Một trong những cách đơn giản và hiệu quả nhất để giảm dung lượng file PowerPoint là chuyển định dạng file sang PPTX. Định dạng PPTX là một dạng file nén ZIP, lưu trữ tất cả nội dung có trong file PPT dưới dạng nén, giúp tiết kiệm bộ nhớ và giảm kích thước file. Đây là phương pháp hữu hiệu cho những ai đang gặp khó khăn với dung lượng lớn của file PPT hiện tại.

Bước 1: Mở File PowerPoint

Mở file PowerPoint mà bạn muốn giảm dung lượng. Tại giao diện chính của file, chọn tab File.

Bước 2: Chọn “Save As”

Trong tab File, chọn Save As và sau đó chọn Browse để tìm nơi lưu trữ file.

Bước 3: Đổi Định Dạng File

Trong cửa sổ Save As, đổi tên file nếu muốn và chọn định dạng .PPTX từ danh sách định dạng. Cuối cùng, chọn Save để lưu file ở định dạng PPTX.

Nén tất cả ảnh trong file PowerPoint

Ảnh chèn trong PowerPoint thường là nguyên nhân chính khiến file trở nên nặng hơn. Để giảm dung lượng file PowerPoint, nén tất cả các ảnh trong file là phương pháp hiệu quả. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn thực hiện việc này:

Bước 1: Mở File PowerPoint

Đầu tiên, mở file PowerPoint mà bạn cần nén ảnh. Tại giao diện chính của file, chọn tab File và sau đó chọn Save As.

Bước 2: Chọn “Compress Pictures”

Chọn vị trí bạn muốn lưu file trong máy. Trong hộp thoại Save As, tại mục Tools, click vào dấu mũi tên trỏ xuống và chọn Compress Pictures.

Bước 3: Chọn Tùy Chọn Nén

Trong hộp thoại Compress Pictures, chọn tùy chọn nén nhỏ nhất là E-mail (96 ppi). Điều này sẽ giảm kích thước hình ảnh đến mức tối thiểu mà vẫn giữ được chất lượng chấp nhận được cho việc xem trên màn hình.

Bước 4: Lưu File Mới

Cuối cùng, đặt tên mới cho file và nhấn Save để lưu lại. File PowerPoint của bạn giờ đây sẽ có dung lượng nhỏ hơn nhiều nhờ việc nén các ảnh.

Cách giảm dung lượng file powerpoint: Chèn hình ảnh vào bài thay vì sao chép

Sao chép và dán hình ảnh trực tiếp vào PowerPoint thường làm tăng dung lượng file, vì PowerPoint sẽ chèn ảnh với định dạng không nén hoặc nén không mất dữ liệu (BMP hoặc PNG). Những định dạng này có thể làm cho file PowerPoint của bạn lớn hơn rất nhiều so với khi sử dụng hình ảnh được chèn từ tập tin với định dạng nén như JPG.

Bước 1: Mở File PowerPoint và Chọn Vị Trí Chèn Ảnh

Mở file PowerPoint mà bạn cần chèn hình ảnh. Chọn slide và vị trí trên slide nơi bạn muốn chèn ảnh.

Bước 2: Chọn Insert > Pictures > This Device

Tại tab Insert trên thanh công cụ, chọn Pictures và sau đó chọn This Device để tìm và chèn hình ảnh từ thiết bị của bạn.

Bước 3: Chọn Ảnh và Định Dạng Phù Hợp

Duyệt đến thư mục chứa ảnh mà bạn muốn chèn, chọn ảnh có định dạng nén như JPG để giảm dung lượng file. Nhấn Insert để chèn ảnh vào slide.

Bước 4: Định Dạng và Chỉnh Sửa Ảnh

Sau khi chèn ảnh, bạn có thể chỉnh sửa kích thước và định dạng ảnh trực tiếp trên slide. Đảm bảo rằng bạn không làm biến dạng ảnh khi chỉnh sửa.

Chỉnh sửa hình ảnh bằng công cụ trước khi chèn vào file

Để giảm dung lượng file PowerPoint sau khi chỉnh sửa hình ảnh trực tiếp trong PowerPoint, bạn có thể thực hiện một số thao tác sau:

Xem thêm: Cách chuyển powerpoint sang ảnh đơn giản, nhanh chóng nhất

Xem thêm: Cách chèn tiếng vỗ tay trong powerpoint đơn giản

• Chỉnh sửa hình ảnh ngoài PowerPoint: Đây là cách hiệu quả nhất để giảm dung lượng file. Thay vì chỉnh sửa trực tiếp trong PowerPoint, bạn nên sử dụng các phần mềm chỉnh sửa ảnh chuyên biệt như Adobe Lightroom, Photoshop, hoặc các công cụ chỉnh sửa ảnh miễn phí như GIMP. Sau khi chỉnh sửa xong, lưu hình ảnh đã được tối ưu và chèn vào PowerPoint.
• Tối ưu hình ảnh trước khi chèn vào PowerPoint: Nếu bạn không có phần mềm chỉnh sửa ảnh bên ngoài, bạn có thể sử dụng tính năng tối ưu hóa hình ảnh của PowerPoint. Khi chèn hình ảnh vào PowerPoint, bạn có thể chọn “Compress Pictures” (Nén hình ảnh) để giảm kích thước hình ảnh và chọn mức nén phù hợp với nhu cầu sử dụng.
• Loại bỏ dữ liệu thừa sau mỗi lần chỉnh sửa: PowerPoint có thể tích hợp tính năng tự động loại bỏ dữ liệu thừa sau mỗi lần chỉnh sửa. Điều này có thể giúp giảm dung lượng file một chút sau mỗi lần lưu lại. Bạn có thể tìm hiểu cách thiết lập để PowerPoint tự động loại bỏ dữ liệu thừa trong các tùy chọn lưu trữ.

Trên đây là những chia sẻ của xosothantai68.com về cách giảm dung lượng file powerpoint, mong rằng qua đây bạn đã nắm được các thông tin tin học văn phòng rồi nhé.