Căn lề chuẩn trên Word theo tiêu chuẩn của nhà nước

Căn lề chuẩn trên Word là điều mà chắc chắn những nhân viên văn phòng thường xuyên phải làm việc trên giấy tờ phải biết. Tuy nhiên căn lề chuẩn theo tiêu chuẩn của nhà nước có gì khác không? Một văn bản như thế nào là đạt yêu cầu hãy cùng xosothantai tìm hiểu. 

Thông thường khi soạn thảo văn bản trên Word chúng ta thường thấy sẽ có những khoảng căn lề trái, lề phải, trên, dưới thế nhưng bạn có biết kích thước thế nào là chuẩn, khoảng cách được tính bằng đơn vị nào ? bạn hãy cùng đọc bài viết dưới đây để biết thêm chi tiết.

Cách căn lề chuẩn trên Word theo tiêu chuẩn của nhà nước.

Theo thông tư số: 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản có đưa ra quy đinh chi tiết về cách căn lề chuẩn đối với văn bản soạn thảo trên Word áp dụng cho khổ giấy A4 như sau :

• Lề trên: Cách mép trên của giấy từ 20-25 mm ( từ 2- 2,5cm)
• Lề dưới: cách mép dưới của giấy từ 20-25 mm ( từ 2- 2,5cm)
• Lề trái : cách mép trái của giấy từ 30-35mm ( từ 3- 3,5cm)
• Lề phải : cách mép phải của giấy từ 15-20mm ( từ 1.5 – 2cm)

Như vậy có thể thấy cách căn lề chuẩn theo quy định áp dụng cho đơn vị đo lường là Centimeters – chứ không phải inch . Nếu như máy tính của bạn đang được để ở đơn vị đo lượng là Inch bạn có thể tiến hành đổi sang đơn vị đo lượng Centimeters theo hướng dẫn cụ thể dưới đây.

Cách đổi đơn vị từ Inch sang Centimet để căn lề chuẩn trên word

Tùy thuộc vào từng hệ điều hành và phiên bản Office mà máy tính đang cài bạn sẽ có những cách đổi đơn vị hơi khác nhau một chút ( bởi giao diện của chúng có khác nhau )

• Đối với Word 2003 :
  • Bạn lựa chọn Tool l -> Options -> General để chỉnh đổi đơn vị đo trên Word 2003.
• Đối với Word 2003 và 2007:
  • Trước tiên bạn Chọn Menu -> Word Options .

  • 

    Cách căn lề chuẩn 

• • Tiếp đó khi bảng Word Options hiện ra bạn chọn tab Advanced trong menu bên phải, tiếp đó phía bên phải trong phần Display chọn đơn vị trong mục Show measurements in units of centimeters là Millimeters . Sau đó nhấn OK để lưu lại thay đổi.

• Đối với Word 2010, 2013 và 2016:

Trước tiên bạn click chuột vào File trên thanh công cụ tiếp đến chọn Options tiếp đến chọn Advanced trong menu phía bên trái, tiếp đến nhìn bên phải phần Display, ở phần Show measurements in units of bạn chọn đơn vị là Centimeters .

Nhẫn OK để lưu thay đổi

Cách căn lề chuẩn trên giấy A4 khi in văn bản Word

• Đối với Với Word 2003:
  • Trước tiên bạn chọn File -> Page setup – tại đây bạn thay đổi các thông số căn lề trái, phải, trên dưới theo tiêu chuẩn đã đinh. Sau khi cài đặt đủ thông số bạn chọn OK để lưu lại tất cả các thay đổi là xong.
• Đối với với Word 2007, 2010, 2013 và 2016:
  • Trước tiên bạn chọn Page Layout trên thành công cụ : Page Layout -> Margins -> Custom Margins…
  • Khi cửa sổ Page Setup được mở, bạn lựa chọn tab Paper  : Tại đây bạn lựa chọn size giấy là kiểu A4.

• • Tiếp đó chọn tab Margins , ở đây bạn sẽ thấy những ô để nhập thông số của giấy : Lề trên, lề dưới, lề trái lề phải :

Lề trên: cách mép trên từ 2cm đến 2,5 cm
Lề dưới: cách mép dưới từ 2cm đến 2,5
Lề trái: cách mép trái từ 3cm đến 3,5cm
Lề phải: cách mép phải từ 1,5cm -2cm

Tương ứng với các phần trong tab Margins như sau:

• Top: Chính là lề trên
• Left: Chính là lề trái
• Bottom: Chính là lề dưới
• Right: Chính là lề phải

( Nhớ chú ý nhập các đơn vị theo đúng khoảng cách mà nhà nước đã quy định ở trên nhé)

Sau khi chọn xong điền đầy đủ các thông số bạn chỉ cần nhấn OK để lưu lại thay đổi như thế là hoàn tất.

Nếu bạn muộn thiết lập căn lề chuẩn cho tất cả các văn bản sau này bạn hãy lựa chọn Set As Defauld -> OK

Để văn bản hoàn chỉnh hơn bạn cũng cần quan tâm tới quy định về font chữ, cỡ chữ, cũng như cách dãn dòng tiêu chuẩn cho toàn bộ văn bản word nữa, như vậy văn bản của bạn sẽ hoàn chỉnh hơn.

Quy định cỡ chữ, font chữ, dãn dòng trong văn bản Word

Khi ta điều chỉnh chức năng trên Word thì định dạng văn bản sẽ thay đổi theo. Để thay đổi định dạng cỡ chữ chúng ta tiến hành theo các bước sau:

Điều chỉnh cỡ chữ

• Tại nhóm Style ta chuột phải vào Normal ➡️ chọn Modify … => Cửa sổ Modify Style được mở
• Tại cửa sổ Modify style lựa chọn font chữ Times New Roman cỡ chữ 13 ( Cỡ chữ này có thể được điều chỉnh theo font chữ khác, hoặc theo quy định của nơi bạn làm việc )

xem thêm -> cách chuyển chữ hoa thành chữ thường

Điều chỉnh dãn dòng cho văn bản

• Đề điều chỉnh dãn dòng bạn chọn Format ➡️ Paragraph…
• Khi cửa sổ này hiện lên : tại cửa sổ bạn cài đặt các thông số theo tiêu chuẩn rồi bấm OK để lưu thay đổi : Các thông số cụ thể như sau :
  • Alignment: Justify (canh đều 2 bên)
  • Left: Lề bên trái = 0cm
  • Right: Lề bên phải = 0cm
  • Before: Cách đoạn trước = 0pt
  • After: Cách đoạn sau = 0pt
  • Line spacing: dãn dòng chọn 1.5 lines

Sau đó Nhấn OK ở cửa sổ Modify style để lưu thay đổi.

Trên đây là những chia sẻ về cách căn lề chuẩn, cách lựa chọn thay đổi font chữ, cách dãn dòng cũng như những hướng dẫn để bạn có thể tạo nên một văn bản hoàn chỉnh cho mình. Một văn bản được trình bày sáng sủa, đúng chuẩn căn chỉnh, cũng như cỡ chữ, cánh dãn dòng sẽ khiến cho người đọc cảm thấy thoái mái hơn. Trong công việc chắc chắn bạn cũng sẽ được đánh giá tốt hơn. Chúc bạn thao tác thành công