Đổi số thành chữ trong Excel đơn giản ở tất cả các phiên bản 2003 đến 2016

Đổi số thành chữ chính là hình thức được rất nhiều người làm việc trong lĩnh vực kế toán, thủ quỹ thực hiện. Khi bạn đã có số tiền và muốn chuyển đổi cách đọc số tiền đó sang dạng chữ thì phải làm như thế nào ? Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn điều đó.

Hàm đếm có điều kiện COUNTIF và COUNTIFS trong Excel

Cố định ô trong Excel, cố định hàng, cố định cột

Cách đánh số trên Excel đơn giản áp dụng cho Excel 2007 đến 2016

Cách đổi số thành chữ trong Excel 2007 – 2010-2013-2016

Đây là cách đổi số thành chữ có sử dụng Add-ins với phần mềm hỗ trợ AccHelper

Với hình thức chuyển đổi số thành chữ này chúng ta cần phải cài thêm phần mềm AccHelper cho máy tính.

Thao tác cài đặt rất đơn giản, các bạn chỉ cần tải phần mềm về rồi tiến hành giải nén.

Cách cài đặt Add-ins trong Excel 2007, 2010, 2013, 2016 hoặc cao hơn:

• Ta lựa chọn nút “File” ( hoặc là “Office Button” với word 2016)  đây là nút to, biểu tượng tròn ở góc đỉnh bên trái của màn hình.

+ Chọn “Excel Options”

+ Chọn “Add-Ins”, ở vị trí màn hình phía bên phải, dưới đáy “Manage:” tìm đến chọn “Excel Add-Ins” tiếp đó chọn “Go”

• Tại màn hình “Add-ins” -> Chọn Browse -> Chọn tiếp vào file “Acchelper.xll” (Chỉ một file này là đủ).
• Trường hợp nếu bạn sử dụng Office 64 bit, thì hãy chọn file theo đường đẫn “x64\AccHelper.xll”

Ví dụ:

=VND(1000) trả về font UNICODE là ngầm định.

Cách đổi số sang chữ ở những phiên bản Excel cũ 2003

Để chuyển số sang chữ ở những phiên bản thấp hơn ta tiến hành cài đặt Add-in như sau :

Cài đặt Add-in trong Excel 97/2000/2002(XP)/2003:

• Từ Menu chọn Tools -> Add ( để thêm 2 tập tin )
• Tiếp đó chọn “Browse” => Chọn file “AccHelper.xll”, Bạn tiến hành làm tương tự thêm lần nữa để cài “AccHelperEx.xla” (cài thêm phần này để bạn có thể đọc được font unicode hoặc đọc những con số trên 15 chứ số)

Công thức để chuyển đổi từ dạng số sang chữ cụ thể như sau 

Sau khi bạn đã cài đặt thành công phần mềm đổi số thành chữ, bạn muốn đổi một ô số tiền thành chữ bạn chỉ cần gõ công thức = VND ( vị trí ô số tiền bạn muốn đổi thành chữ ) -> Bấm Enter là xong

Ví dụ bạn có ô B1 có số tiền là 3.500.000 bạn muốn đổi số thành chữ bạn sẽ nhập công thức là =VND(B1) => Enter bạn sẽ có kết quả là  Ba triệu năm trăm nghìn đồng

Ta có các công thức như sau

• = VND (1000) trả về font TCVN3(ABC) là ngầm định. Muôn unicode thì công thức phải là
• = VNDW(1000)  hoặc
• = ToUNC(VND(1000))
• (Hàm ToUNC() chuyển font ABC thành Unicode)

Cách khác phục lỗi nếu không cài đặt được AccHelper trên máy tính. 

Nếu như sau khi bạn đã cài đặt phần mêm để chuyển số thành chữ đúng theo hướng dẫn rồi mà vẫn không được, khi đó bạn hãy copy các file và đường dẫn dưới đây.

• 1. Các file cần copy:
  • “AccHelper.xll”
  • “x64\AccHelper.xll” – Nếu Office 64-bit.
  • “AccHelperEx.xla” Chỉ cần nếu cần dùng hàm VNDW, USDW để đọc các con số trên 15 chữ số.
• 2. Đường dẫn đặt file copy (Paste)
  (Làm nhanh: Mở My Computer, dán đường dẫn dưới đây vào thanh địa chỉ rồi Enter)
  + Với Windows XP: C:\Documents and Settings\%username%\Application Data\Microsoft\AddIns
  + Với Windows Vista hoặc cao hơn: C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\AddIns

Thông tin tùy chỉnh cách đọc cho AccHelper trên Excel

Trường hợp bạn muốn thay đổi những thông số đã được kế ngầm định cho các hàm cũng như cách độc số của các hàm thì có 2 cách.

• Chạy file “AcchelperOptions.exe” chỉnh các thông tin trên đó.
• Mở file “AccHelper.ini” trong thư mục chưa file add-in (mở bằng Notepad hay một trình soạn thảo nào đó), sửa các thông số cần thiết.

Bên cạnh hình thức chuyển số thành chữ bằng cách dùng Excel Acchelper thì các bạn có thể dùng VnTools để chuyển số thành chữ trong Excel

Cách chuyển số thành chữ trong Excel với công cụ VnTools

Công cụ VnTools có thêm những tính năng chuyên nghiệp nổi bật khác như là

• Hỗ trợ cả 3 bảng mã Unicode, TCVN3, VNI.
• Ngoài Excel ra thì công cụ này còn hỗ trợ cho cả trình soạn thảo văn bản Word nữa nhé các bạn.
• Hỗ trợ cho các đơn vị tiền tệ là đồng – xu, Jp – yên, baht và US dollar..
• Hỗ trợ tuỳ biến, thêm bớt các đơn vị tiền tệ mới.

Một vài điểm lưu ý như sau : Ở phiên bản hiện tại thì VnTools chỉ làm việc với số có tối đa là 15 chữ số, dịch được tối đa là 2 số lẻ và dịch số âm với dấu (-) nhưng lưu ý là dấu trừ phải được đặt chính xác trước con số mà bạn muốn chuyển đổi.

Điểm hạn chế của VNTools chính là chỉ hỗ trợ cho các bản Excel phiên bản 32bit và không làm việc được với phiên bản 64bit ( hay báo lỗi )

Cách sử dụng VnTools

Trước tiên bạn phải tài phầm mềm VnTools về máy => Chuột phải vào file mới tài về => Chọn Run as Administrator để chạy với quyền quản trị rồi chọn Next , Tiếp tục Next ở bước tiếp theo ( Lúc này bạn sẽ nhìn thấy đường dẫn của VnTools, đây là đường dẫn mạc định và bạn cần nhớ nó để dùng ở bước sau : c:\Program File(x86)\vnTools . Tiếp tục nhấn Next => nhấn Install để bắt đầu cài đặt.

Bước cuối cùng chọn Finish để kết thúc quá trình cài đặt

Tiếp đó bạn mở một file Excel bất kỳ chọn Office Button => chọn Excel Options.

Bài hướng dẫn này được thực hiện với Excel 2007 nhé. Nếu bạn dùng với Excel 2010 hoặc lớn hơn thì bạn có thể vào phần Add-ins. Còn đối với Word 2003 thì bạn vào Tools => chọn Add-ins rồi làm tương tự như bài hướng dẫn thôi.

 Bạn tìm đến dòng Add-ins , trong phần Manage bạn chọn Excel Add-ins => Go 

Sau khi cài đặt xong có thể bạn sẽ thấy xuất hiện dòng NTD's Tools đã được tích sắn. Tuy nhiên trường hợp không có thì hãy nhấn vào Browre => Chọn tìm đến file Ufunctions.xlam 

Sau khi cài đặt xong chúng ta có thể thử thực hành luôn

Ví dụ Chúng ta nhập một số bất kỳ vào ô B3 là số 1102 => Bây giờ bạn muốn chuyển số sang dạng chữ => nhập công thức sau: =VND(B3) => nhấn Enter ta có kết quả Một ngàn một trăm lẻ hai

Note: Trường hợp nếu như việc chuyển đổi từ số sang chữ bị lỗi bạn hãy thực hiện lại thao tác chọn vào Browse... và nạp lại file Ufunctions.xlam.

Ngoài tính năng chính đó là chuyển đối từ số sang dạng chữ trong Excel và Word ra thì tiện ích VnTools còn hỗ trợ bạn rất nhiều tính năng hữu ích khác. Cụ thể thì bạn có thể nhìn vào Tab vnTools là sẽ thấy:

Mình sẽ ví dụ một tính năng nâng cao cho các bạn thấy. Bây giờ bạn hãy nhấn vào dòng tính năng Đổi số thành chữ (VN).

• Tại ô cần chuyển đổi: Bạn nhấn vào dấu _ để chọn đến ô số bạn muốn chuyển đổi.
• Tại ô chứa kết quả: Bạn nhấn vào dấu _ để chọn đến ô hiển thị kết quả.

=> Sau đó nhấn vào VND () để hiển thị kết quả. Kết quả là sẽ có chữ "đồng" hoặc "dolla"… ở cuối (cái này do bạn chọn phần đơn vị thôi )

Trên đây là những cách chuyển đổi từ số sang chữ bằng cả hai hình thức Excel Acchelper và hình thức dùng tiện ích hỗ trợ Vntools. Đối với những người làm việc trong lĩnh vực kế toán, thủ quỹ thì cách chuyển đổi này vô cùng hữu ích. Chúc các bạn thành công.